YOOZ représente une solution de dématérialisation qui transforme la gestion des factures fournisseurs dans les entreprises. Ce logiciel SaaS automatise le traitement des documents financiers, de la réception à l’archivage, en passant par la validation et le paiement. Conçu pour répondre aux besoins des PME comme des grands groupes, YOOZ se distingue par son interface intuitive et sa capacité à s’intégrer aux systèmes comptables existants. Avec ses technologies d’intelligence artificielle et de reconnaissance optique de caractères (OCR), ce logiciel réduit considérablement les tâches manuelles tout en renforçant la sécurité et la conformité réglementaire des processus financiers.
L’automatisation intelligente du traitement des factures
La capture automatique des documents constitue le premier atout de YOOZ. Le logiciel accepte les factures sous tous formats: papier numérisé, PDF, EDI, ou emails. Grâce à sa technologie OCR avancée, YOOZ extrait automatiquement les données pertinentes comme les montants, dates, numéros de facture et coordonnées fournisseurs avec une précision atteignant 80% dès la première utilisation.
Cette précision s’améliore constamment grâce aux algorithmes d’apprentissage qui mémorisent les spécificités de chaque fournisseur. Pour une facture récurrente d’EDF par exemple, le système identifiera progressivement l’emplacement exact du montant HT ou du numéro client, accélérant ainsi le traitement des documents suivants du même émetteur.
YOOZ intègre une fonction de détection des doublons particulièrement performante. En analysant simultanément plusieurs critères (montant, date, fournisseur, numéro de facture), le système alerte automatiquement lorsqu’une facture semble avoir déjà été traitée, évitant ainsi les paiements en double qui représentent jusqu’à 2% des transactions dans certaines organisations.
L’automatisation s’étend au rapprochement bon de commande/facture. Le système vérifie la cohérence entre les lignes de commande et les éléments facturés, signalant toute divergence de prix ou de quantité. Cette fonctionnalité réduit considérablement les erreurs de facturation et accélère le processus de validation, permettant aux équipes comptables de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse financière ou l’optimisation de la trésorerie.
Le workflow de validation personnalisable
YOOZ se distingue par la flexibilité de son circuit de validation. L’administrateur peut configurer des workflows adaptés à l’organisation précise de l’entreprise, en définissant des règles basées sur multiples critères: montant, service concerné, type de dépense ou fournisseur spécifique. Par exemple, une facture inférieure à 1000€ pourrait être validée par un responsable de service, tandis qu’un montant supérieur nécessiterait l’approbation supplémentaire du directeur financier.
Le système offre différentes options d’approbation pour s’adapter aux contraintes opérationnelles. La validation peut s’effectuer directement dans l’interface YOOZ, par email, ou via l’application mobile disponible sur iOS et Android. Cette dernière option s’avère particulièrement utile pour les approbateurs fréquemment en déplacement, leur permettant de traiter les factures urgentes sans délai, même hors du bureau.
La gestion des délégations temporaires représente un atout majeur du workflow YOOZ. En cas d’absence planifiée d’un valideur (congés, formation, déplacement), ses droits d’approbation peuvent être automatiquement transférés à un collègue désigné pour une période définie. Cette fonction évite les blocages dans le circuit de validation et maintient la fluidité du processus, même pendant les périodes de vacances ou de forte activité.
- Notifications paramétrables par email ou dans l’application
- Tableaux de bord personnalisés pour suivre l’état d’avancement des validations
YOOZ intègre des mécanismes de rappel automatiques qui relancent les valideurs n’ayant pas répondu dans les délais impartis. L’administrateur peut définir la fréquence de ces rappels et mettre en place des escalades vers la hiérarchie en cas de non-réponse prolongée. Cette fonctionnalité réduit significativement le temps de traitement global des factures, passant généralement de 15-20 jours à moins de 5 jours ouvrés après implémentation.
L’intégration transparente avec les écosystèmes financiers
YOOZ se distingue par sa compatibilité étendue avec plus de 250 ERP et logiciels comptables du marché. Cette interopérabilité inclut les solutions les plus répandues comme SAP, Sage, Microsoft Dynamics ou Cegid, mais couvre également des progiciels sectoriels spécifiques. L’échange de données s’effectue via des connecteurs natifs ou des API documentées, garantissant une synchronisation bidirectionnelle des informations.
Le transfert comptable s’opère selon plusieurs modalités adaptées aux besoins de l’entreprise. YOOZ peut générer automatiquement les écritures correspondant aux factures traitées, incluant la ventilation analytique et les imputations budgétaires. Ces écritures sont ensuite transmises au logiciel comptable selon une fréquence paramétrable (temps réel, quotidienne, hebdomadaire). Pour les organisations aux exigences particulières, l’export des données au format CSV ou XML permet des manipulations intermédiaires avant intégration finale.
La solution prévoit l’enrichissement des métadonnées à chaque étape du traitement. Au-delà des informations extraites du document original, YOOZ permet d’ajouter des données contextuelles comme les codes projets, centres de coûts, ou références internes. Cette richesse informationnelle facilite considérablement les analyses financières ultérieures et améliore la traçabilité des dépenses, permettant par exemple d’identifier rapidement toutes les factures liées à un projet spécifique.
L’intégration s’étend aux systèmes de paiement avec des fonctionnalités dédiées à la préparation des règlements. YOOZ peut générer des fichiers de virement au format SEPA, prêts à être importés dans les outils bancaires. Pour les entreprises utilisant des solutions de Treasury Management System (TMS), des connecteurs spécifiques assurent la transmission sécurisée des ordres de paiement, réduisant ainsi les risques d’erreur liés aux ressaisies manuelles et accélérant le cycle complet de traitement des factures.
La conformité réglementaire et la sécurité des données
YOOZ assure une conformité fiscale rigoureuse en respectant les exigences de la Directive européenne 2010/45/UE et des réglementations nationales comme l’article 289-V du CGI en France. Le système garantit l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures électroniques grâce à des mécanismes de signature électronique et d’horodatage. Cette conformité permet aux entreprises utilisant YOOZ de répondre aux exigences de piste d’audit fiable sans procédures supplémentaires.
La solution implémente des contrôles automatisés vérifiant la validité des documents traités. Pour chaque facture, YOOZ peut vérifier la présence des mentions légales obligatoires (numéro SIRET, TVA intracommunautaire, conditions de règlement), signalant les anomalies détectées. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement précieuse face aux réglementations de plus en plus strictes concernant la lutte contre la fraude fiscale et le blanchiment d’argent.
En matière de conservation des données, YOOZ propose un archivage à valeur probante conforme aux durées légales de rétention (10 ans pour les documents comptables en France). Les documents sont stockés dans des formats pérennes (PDF/A) sur des infrastructures redondantes, avec des mécanismes de chiffrement et des procédures de sauvegarde régulières. Cet archivage sécurisé garantit la disponibilité des pièces justificatives en cas de contrôle fiscal ou d’audit interne.
La traçabilité des actions constitue un pilier de la sécurité proposée par YOOZ. Chaque intervention sur un document (visualisation, modification, validation, rejet) est consignée dans un journal d’audit inaltérable, avec identification de l’utilisateur, horodatage et description précise de l’action réalisée. Cette piste d’audit complète permet de reconstituer l’historique de traitement de chaque facture et répond aux exigences de gouvernance des organisations les plus rigoureuses.
L’expérience utilisateur au service de l’adoption
L’interface intuitive de YOOZ représente un facteur déterminant dans le succès de son déploiement. Contrairement à de nombreuses solutions financières, YOOZ propose une expérience utilisateur moderne s’inspirant des standards du web grand public. La navigation par glisser-déposer, les raccourcis clavier personnalisables et l’affichage adaptatif facilitent la prise en main, réduisant considérablement le temps de formation nécessaire aux nouveaux utilisateurs.
Le tableau de bord personnalisable offre une vision instantanée des indicateurs pertinents selon le profil de l’utilisateur. Un comptable visualisera principalement les factures en attente de traitement et les échéances de paiement, tandis qu’un directeur financier accédera plutôt aux statistiques globales et aux tendances budgétaires. Cette adaptabilité contribue significativement à l’adoption de l’outil par l’ensemble des parties prenantes du processus financier.
YOOZ intègre des fonctionnalités collaboratives facilitant les échanges entre services. Les utilisateurs peuvent annoter les documents, poser des questions ou demander des précisions directement dans l’interface, sans recourir aux emails ou communications externes. Cette centralisation des discussions améliore la traçabilité et accélère la résolution des cas complexes nécessitant l’intervention de plusieurs départements.
- Aide contextuelle intégrée avec tutoriels vidéo
- Recherche full-text dans l’ensemble des documents et métadonnées
La mobilité intégrée constitue un atout majeur pour l’adoption généralisée. L’application YOOZ pour smartphones et tablettes reprend les fonctionnalités essentielles de la version web, permettant aux valideurs et décisionnaires d’approuver les factures même en situation de mobilité. Les notifications push maintiennent les utilisateurs informés des actions requises, tandis que l’interface simplifiée permet une validation rapide, parfois réduite à un simple geste d’approbation après authentification biométrique.